Koniec roku to idealny moment, aby zatrzymać się na chwilę i dokonać przeglądu istotnych aspektów bezpieczeństwa danych w naszej firmie.

Często zapominamy, że regularne sprawdzanie i aktualizowanie procedur bezpieczeństwa jest nie tylko obowiązkiem, ale i najlepszą praktyką, która zapewnia ochronę zarówno naszej organizacji, jak i danych naszych klientów.

Dlatego przedstawiamy listę pięciu elementów bezpieczeństwa danych, które każda organizacja powinna przeglądać co najmniej raz w roku, aby upewnić się, że pozostaje zawsze o krok przed potencjalnymi zagrożeniami
i zachowuje zgodność z aktualnymi przepisami:

Czy wszyscy nowi pracownicy przeszli odpowiednie szkolenia?

Dynamiczna natura procesów rekrutacyjnych często sprawia, że trudno jest przewidzieć dokładny moment, kiedy nowy pracownik dołączy do zespołu.

Jest to kluczowe, ponieważ od pierwszych dni zatrudnienia, łącznie ze szkoleniami BHP i RODO, zaczynają go obowiązywać zasady i procedury obowiązujące u pracodawcy, które należy przestrzegać.

Może się zdarzyć, że nowi pracownicy, przez przeoczenie, nie zostaną objęci obowiązkowym szkoleniem
z RODO na czas.

Pozostawienie pracowników bez wiedzy o obowiązujących zasadach bezpieczeństwa danych osobowych niesie ze sobą ryzyko przypadkowego naruszenia obowiązujących procedur.

Dlatego ważne jest, aby co najmniej raz w roku dokładnie przeanalizować listę pracowników i upewnić się, że każdy
z nich przeszedł niezbędne szkolenie z ochrony danych osobowych.

Sprawdzenie upoważnień dostępu do danych dla przeszkolonych pracowników.

Podobnie jak w przypadku szkoleń, istotne jest, aby regularnie weryfikować, czy każdy przeszkolony pracownik posiada odpowiednie uprawnienia do przetwarzania danych, adekwatne do jego roli i stanowiska.

Upoważnienia dostępu do danych bardzo często podlegają kontroli ze strony przedstawicieli Urzędu Ochrony danych osobowych (UODO). Z tego względu, nawet jeśli brak odpowiednich upoważnień nie spowodował bezpośrednio naruszenia zasad ochrony danych, regularne sprawdzanie i aktualizowanie tych upoważnień jest niezbędne, aby zapewnić ciągłą zgodność i bezpieczeństwo danych, także w perspektywie potencjalnej kontroli.

Czy zmienił się status zidentyfikowanych ryzyk dla bezpieczeństwa danych?

Dla każdej organizacji, która priorytetowo traktuje bezpieczeństwo danych, kluczowe jest regularne monitorowanie
i identyfikowanie potencjalnych ryzyk wycieku danych oraz podatności systemów.
Organizacje powinny opracowywać i aktualizować plany zarządzania ryzykiem, które określają konkretne kroki postępowania z ryzykiem, co często przekłada się zwyczajnie na minimalizację tych ryzyk.

Okres końca roku stanowi idealny moment na dokonanie przeglądu i analizę, które z ryzyk udało się skutecznie zredukować i jakie działania przyniosły największe efekty. Taki przegląd nie tylko pozwala na lepsze zrozumienie aktualnego stanu bezpieczeństwa danych, ale także umożliwia planowanie dalszych działań na przyszły rok.

Czy pojawiły się nowe sposoby pozyskiwania danych?

Organizacje często ewoluują i adaptują swoje działania do zmieniającego się świata jak i oczekiwań ze strony klientów także w zakresie związanym z pozyskiwaniem danych.
W tym kontekście, istotne jest regularne sprawdzanie, czy pojawiły się nowe procesy przetwarzania danych, które mogłyby wymagać aktualizacji procedur podjęte oraz poinformowania o tym fakcie Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Należy zwrócić uwagę na zmiany w metodach pozyskiwania danych, które mogą wynikać zarówno z innowacji wewnętrznych (biznesowych), jak i zmian w przepisach prawa.

Utrzymywanie aktualności w zakresie tych procesów jest kluczowe dla zapewnienia zgodności i ochrony danych,
a także dla efektywnego reagowania na nowe wyzwania i możliwości.

Czy wprowadzone zabezpieczenia IT faktycznie przyczyniają się do wzmocnienia naszego bezpieczeństwa?

Bardzo ważne jest, aby zastosowane zabezpieczenia IT faktycznie przyczyniały się do wzrostu poziomu ochrony danych, minimalizując przy tym ryzyko związane z błędami ludzkimi.
Zbliżający się koniec roku stanowi odpowiedni moment na dokonanie przeglądu funkcjonalności i skuteczności naszych systemów, identyfikację potencjalnych luk w zabezpieczeniach oraz szans na ulepszenie obecnego stanu zabezpieczeń.

Rozmowa z działem IT, a zwłaszcza z Administratorem Systemów Informatycznych, może ujawnić istotne obszary do rozwoju i zagadnienia, którymi należy się zająć w nadchodzącym roku.

Podsumowując, regularne sprawdzanie każdego z wymienionych wyżej elementów systemu bezpieczeństwa danych jest niezmiernie istotne, aby zapewnić ochronę danych. Rozsądne rozwiązanie polega na uwzględnieniu w naszych procedurach obowiązku regularnego przeprowadzania audytów zgodności z RODO, co najmniej raz w ciągu roku.

Zakres przeprowadzanego audytu może być dostosowany do naszych potrzeb i może obejmować analizę konkretnych procesów lub całej organizacji, w zależności od jej skali i złożoności.

Okresowe kontrole pomogą nam monitorować i oceniać skuteczność naszych działań w obszarze RODO. Dzięki nim będziemy mieli pewność, że nasza organizacja pozostaje zgodna z obowiązującymi przepisami i wdrożonymi procedurami.

Ponadto, sprawdzenia stanowią ważny krok w kierunku zminimalizowania ryzyka naruszeń i wzmocnienia zaufania klientów oraz partnerów biznesowych do naszej organizacji.